拿到一份官方文件的中文原稿，開始越文翻譯前，第一件事不是查字典，而是得先看格式怎麼處理，很多人以為只要把內容翻對就好，格式什麼樣都無所謂，但對越文官方文件來說，格式就是門面，排版不合規，對方可能連文件都不看，直接退件，這不是誇張，是實際會發生的事。
越南官方文件講究的地方不少，舉例來說，標題大小、字體、段落間距都有固定規則，中文文件習慣用宋體、黑體這類字型，但越南官方公文大多使用 Times New Roman，字級也會固定落在13或14左右，整齊的字距與標準化的行距會讓整份文件看起來更正式，也比較容易過審。
再來是標題對齊方式，中文常見的是置中、字體加粗，但越南公文標題習慣靠左對齊，上方會有兩列固定文字格式：「CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM」和「Độc lập - Tự do - Hạnh phúc」，這是國家正式文件必備的開頭，不能少也不能亂動。
段落格式也是一大關鍵，中文公文有時會使用全形標點和標號，但越文文件則習慣阿拉伯數字配點（例如：1., 2.）或小寫字母加括號（如：a), b)），而且通常都是左對齊，段落間不加空行，這些細節如果照著中文的格式翻過去，看在越南人的眼裡就是「不懂規矩」。
還有一個常被忽略的點：日期與地址的格式，中文寫法通常是「民國112年5月20日」或「2023年5月20日」，越南則寫作「Ngày 20 tháng 5 năm 2023」，而且這是固定結構，不能隨意更動，如果在地址上也用了中式排列（像是從大到小：台北市中山區南京東路三段），越文反而會看得不習慣，他們偏好從小到大排序，先寫門牌號碼，再寫街道、區、市。
而那些常見的「印章區」、「簽名區」怎麼處理也有眉角，中文習慣標示「簽章」或「蓋章處」，越南文件則用「Chữ ký」和「Đóng dấu」，而且標註位置也有所不同，通常會靠右並註明職位，不只是單純寫個「簽名」就結束。
想讓越文官方翻譯文件拿得出手，不只是語言要準，還要長得像「官方文件」，那種一看就知道是從中文硬翻過來的版本，很難說服對方文件是合法有效的，越南在許多行政程序上對格式都有明確規定，特別是在法律、商業、外交這幾個領域，格式錯一點都可能拖延整個流程。
對文件翻譯來說，格式不是附加選項，而是與內容同樣重要的一環，即便你把語意抓得再準，排版不對還是會讓整份文件失分，別小看那一行一列的排列方式，它才是打開越南官方大門的第一把鑰匙，了解在地規則，對格式有敬意，才是越文翻譯文件能夠真正過關的關鍵。